L’art. 2214 del codice civile recita:

1. L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

2. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. 

L’art. 2220 del codice civile recita:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. ((Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti)).

Gli articoli alla definizione: “… delle lettere, dei telegrammi” sottintendono chiaramente le email, specialmente le PEC. Per questo motivo, diventa sempre più indispensabile procedere con l’archiviazione di tali comunicazioni. Tale archiviazione può essere effettuata in diverse modalità, delegando il servizio al gestore (es. Legalmail, InfoCert, ecc..) o affidandosi ad aziende specializzate che ne certificano la conservazione temporanea (es. Arxivar – Able Tech, ecc..).

È altrettanto evidente che gestire e conservare le comunicazioni PEC può risultare complesso e oneroso, specialmente in termini di sicurezza e conformità normativa. La conservazione digitale delle PEC permette di archiviare in modo sicuro i messaggi di posta elettronica certificata, garantendone l’accessibilità e la piena conformità alle normative vigenti.

01 Informatica è in grado di offrirvi tutto il supporto necessario per garantire il rispetto delle normative sull’archiviazione documentale sostitutiva, sia per le sole PEC sia per ogni documento aziendale, grazie alla collaborazione costante e continuativa con Arxivar, Able Tech e InfoCert.

Contattateci per ulteriori informazioni. marketing@info01.it