Fatturazione elettronica: da obbligo ad opportunità

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La normativa che entrerà in vigore il 1° gennaio 2019 può essere il primo passo per andare incontro al processo di digitalizzazione. 01 Informatica si è resa disponibile a supportare le aziende con la sua consulenza e le sue soluzioni che copriranno tutte le esigenze della trasformazione digitale.

Dal 1° gennaio 2019 non sarà più possibile emettere fatture cartacee. Entra infatti in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica previsto dalla Legge di Bilancio 2018 e inquadrato nella più ampia ottica di creazione di un Mercato Digitale Unico Europeo. La prima scadenza, fissata per il prossimo 1° luglio, riguarda esclusivamente la vendita di carburanti e le aziende che subappaltano i lavori per la PA.

Dall’anno prossimo, però, ad essere coinvolte nel processo saranno la totalità delle aziende italiane. Un passaggio epocale che si traduce nella creazione di rapporti più trasparenti e leggeri con l’Agenzia delle Entrate, ma che rappresenta soprattutto per le aziende la possibilità di effettuare il primo step verso il passaggio ad una progressiva trasformazione digitale, dove prevarrà la totoale automatizzazione dei processi, che si tradurrà in importanti vantaggi per tutti.

In questa fase delicata è importante per le aziende avere a fianco partner capaci di fare chiarezza sui dubbi inevitabilmente legati ai nuovi adempimenti con la proposta di soluzioni che coprono le nuove esigenze di digitalizzazione. 01 Informatica è un’azienda che da oltre 25 anni si occupa di sviluppo, consulenza e rivendita di soluzioni informatiche.

La carta va in pensione. Benvenuta fatturazione elettronica

Il nuovo sistema, che partirà a tutti gli effetti dal 1°gennaio 2019, prevede per tutte le aziende italiane l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica. Al momento risultano escluse dall’obbligo le attività di fatturazione con e verso l’estero e le partite iva in regime dei minimi.

“Il sistema fiscale prevede la nascita di una sorta di triangolo nelle relazioni tra cliente e fornitore, che vengono coordinate e gestite da un unico nodo: il Sistema di Interscambio (SDI). Dal punto di vista informatico questo si traduce nella compilazione, da parte di chi emette fattura, di  un oggetto XML che contiene tutte le informazioni contabili della fattura, e che verrà inviato al sistema di interscambio, che a sua volta lo controllerà, lo certificherà ed emetterà le notifiche relative, per poi inoltrarlo, qualora sia tutto in regola, al destinatario della comunicazione, che riceverà il documento sempre in formato XML. C’è quindi un dialogo perpetuo tra cliente e fornitore che fa capo al nodo del Sistema di Interscambio”.

Cosa devono fare le aziende per non farsi trovare impreparate

“Per fare questo le aziende devono capire innanzitutto come e quando utilizzare questo sistema. L’obbligo non riguarda la fatturazione estero, mentre per le fatture Italia devono capire che cambia il modo di invio al destinatario delle fatture e dei dati che contengono. La compilazione del documento può essere effettuata solo attraverso il file XML, che andrà poi comunicato al Sistema di Interscambio che si farà carico di eseguire il controllo e consegnare il documento all’utente finale, sempre in formato XML. Qualsiasi fattura prodotta diversamente o che non passa dal SDI è come se non fosse stata emessa.

Dal punto di vista informatico occorre dotarsi degli strumenti più idonei per lo svolgimento di questo processo. Chi emette poche fatture le può inserire al momento dell’emissione all’interno di una sua interfaccia e comunicarle direttamente, senza grandi cambiamenti, mentre quelle aziende che emettono un numero elevato di fatture, devono organizzarsi necessariamente con dei flussi elettronici automatici”.

A che punto sono le aziende italiane?

Ma le aziende italiane come agiscono in questo contesto sono pronte per la data del 1° gennaio 2019?

“Alcune aziende, quelle che lavorano con la pubblica amministrazione, sono sostanzialmente già pronte. L’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA è infatti stato introdotto già nel 2014, e quindi in questo caso si tratta solo di allargare il numero di aziende trattate con la fatturazione elettronica. Lo strumento e la modalità di utilizzo e comunicazioni sono già familiari per questo tipo di aziende. Chi invece non ha mai lavorato con la Pubblica Amministrazione e non ha dimestichezza con questi strumenti si trova in una fase di “preparazione”. Le aziende si stanno attrezzando innanzitutto informandosi tanto è vero che Soluzioni EDP riceve quotidianamente richieste di informazioni e di suggerimenti su come organizzarsi a fronte delle nuove normative, che si trovano comunque ancora in una fase di revisione, seppure minima. C’è ancora qualche mese di tempo per attrezzarsi e per ora le aziende italiane si stanno muovendo alla ricerca di informazioni”.

Fatturazione elettronica: un’opportunità per le aziende

Quello che è certo è che come tutti i cambiamenti epocali anche quello relativo alla fatturazione elettronica è visto con un certo sospetto dalle aziende, che si focalizzano quasi esclusivamente sui costi legati al cambiamento, invece di riflettere sui vantaggi che la nuova normativa introduce. Una vera e propria opportunità di crescita, anche nell’ottica di un risparmio sul lungo periodo, di una maggiore competitività a livello internazionale e soprattutto come primo gradino per dare il via al processo di digitalizzazione e dematerializzazione che si impone per restare al passo con il mercato.

“I vantaggi per le aziende sono innanzitutto fiscali. Con il nuovo sistema triangolare l’Agenzia delle Entrate non ha più bisogno di verifiche tempestive e puntuali presso le sedi dei clienti in maniera diretta. Il controllo avviene tramite il SDI generando una minore pressione diretta sul cliente.  Scompaiono anche alcune pratiche oggi obbligatorie, come ad esempio lo spesometro, che andrà definitivamente in pensione”.

“La fatturazione elettronica è però soprattutto un’operazione di semplificazione e un’occasione verso la trasformazione digitale. Per motivi di costi e tempo le aziende spesso non affrontano questo tipo di progetti e l’obbligo introdotto potrebbe essere visto come un’opportunità di addentrarsi in questo scenario”.

 

Un salto verso la digitalizzazione

La fatturazione elettronica impone di rivedere completamente in una nuova ottica l’intero processo di generazione dei documenti rappresentando un’occasione per cominciare ad addentrarsi in un terreno fertile, quello della digitalizzazione, che però le aziende finora hanno trascurato per via dei costi e dello scarso tempo a disposizione.

“L’opportunità più importante legata all’obbligo di fatturazione elettronica senza dubbio è che porta a rivedere l’intero processo di generazione, invio e ricezione della fattura, generando un approccio orientato al non utilizzo della carta (paperless) nel processo di generazione dei documenti. L’intero processo entra ed esce direttamente dai sistemi informatici togliendo le complicazioni legate alla generazione di documenti cartacei, inviati spesso in diverse versioni, e alla loro archiviazione. Il lavoro degli operatori addetti a queste attività è notevolmente semplificato portando ad una riduzione dei tempi nella gestione di questi dati grazie ad una sostanziale automatizzazione dei processi. Oltre al risparmio di tempo, che si traduce necessariamente in un risparmio anche a livello economico, ulteriori vantaggi sono legati ai minori costi del paperless. A questo proposito, un’infografica elaborata dalla School of Management del Politecnico di Milano ha stimato il risparmio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla fatturazione elettronica per le organizzazioni che producono e ricevono un numero di fatture superiori alle 3.000 all’anno in una cifra che va dai 7,5 euro agli 11,5 euro a fattura. Numeri che se moltiplicati sulla totalità delle fatture hanno un forte impatto economico all’interno delle aziende. Si tratta quindi di un vero e proprio cambiamento culturale a livello di approccio e di organizzazione del lavoro che impone il ripensamento dei processi e l’automatizzazione delle attività svolte finora manualmente, riducendo così anche il margine di errore”.

Cambia il modello culturale: formazione in primo piano

Di fronte a questa vera e propria rivoluzione culturale le aziende si trovano a dover fare i conti con un cambio di  mentalità. E’ quindi importante supportarle in questo processo con tutte le informazioni e i suggerimenti di cui necessitano in questo delicato momento di transizione verso un nuovo modello.

 

 

Perché scegliere il giusto partner è importante

01 Informatica srl, che lo scorso anno ha festeggiato il suo 25esimo anniversario, è un’azienda di sviluppo, consulenza e rivendita di soluzioni informatiche, ma ha anche un suo reparto di Ricerca e Sviluppo specializzato negli ambiti più complessi per l’azienda. I prodotti sono sviluppati internamente da un team interno e viene offerta un’assistenza continuativa in tutto il mondo erogata dal team interno o da consociate. Il numero di clienti si attesta sui cento ma è in continua crescita, così come si espande il team, con l’inserimento di molti giovani neolaureati.

“I nostri ambiti di applicazione sono i più svariati. Ci piace dire che sviluppiamo delle soluzioni tecnologiche ed informatiche ad hoc per i clienti che poi spaziano negli ambiti che hanno i loro classici nomi tecnici: dal gestionale, al documentale, al monitoraggio, alla sicurezza, al cloud, in modo particolare per settore agricolo e del florovivaismo. Il nostro obiettivo è di riuscire a trovare la combinazione delle soluzioni migliori per le esigenze del singolo cliente.

Arxivar per la fatturazione elettronica della tua azienda

“Il modulo Arxivar per la fatturazione elettronica è un prodotto che dialoga con tutti gli ERP ed in modo particoare con il nostro Codice01. Quindi massima apertura e trasversalità. Il prodotto può essere utilizzato in cloud. 

Conservazione sostitutiva

L’offerta di Soluzioni EDP prevede anche un modulo di integrazione per la conservazione sostitutiva.

“Non impattiamo sui clienti già attrezzati in maniera autonoma con i loro strumenti di conservazione sostitutiva e che già fanno. Ci adattiamo a loro senza alcuna difficoltà. Per chi invece non avesse ancora una soluzione di conservazione sostitutiva il nostro modulo offre in maniera nativa un’integrazione per la conservazione sostitutiva con Arxivar: dal cruscotto per il monitoraggio del documento è possibile accedere alla conservazione sostitutiva con collegamento diretto al portale dai nostri applicativi”.

2018-05-17T17:48:33+00:00 17 maggio 2018|Eventi, News|

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